Coraz więcej firm mierzy się z problemem silosów w organizacji. Poszczególne działy funkcjonują w izolacji, utrudniając sobie wzajemną współpracę, ograniczając przepływ informacji i tym samym realizację wspólnych celów. Taki podział nie tylko prowadzi do nieefektywnej pracy, rodzi konflikty, ale także może przyczyniać się do utraty wizerunku organizacji. Skutecznym sposobem na przeciwdziałanie temu zjawisku jest porządkowanie procesów biznesowych, które pozwala na lepszą koordynację działań, eliminację zbędnych procedur i wdrożenie bardziej przejrzystych zasad współpracy. W poniższym artykule omówimy, w jaki sposób można pozbyć się problemu silosów w firmie, odpowiednio zarządzając procesami. Zapraszamy.
Czym są silosy organizacyjne i dlaczego powstają?
Silosy organizacyjne można zdefiniować jako tworzenie zamkniętych struktur w firmie przez poszczególne jej działy. Sprzedaż, marketing, czy produkcja działają w oderwaniu od siebie, koncentrując się na realizacji własnych celów i zadań, nie uwzględniając potrzeb i celów innych jednostek w organizacji.
Jednym z powodów tworzenia się silosów jest brak spójnej strategii zarządzania procesami i komunikacją między działami. Wiele firm tworzy struktury hierarchiczne, w których poszczególne jednostki mają jasno określone zadania i kompetencje, ale nie współpracują ze sobą na poziomie operacyjnym. Problem pogłębia stosowanie różnych systemów IT, które nie są zintegrowane i utrudniają dostęp do wspólnych danych. Silosy utrudniają również wprowadzanie zmian i wdrażanie projektów, doprowadzając do nieporozumień, a także pomijania niektórych z kluczowych stron zainteresowanych zmianą.
Efektem jest utrata powielanie pracy, generowanie sytuacji kryzysowych, a rezultacie obniżenie zysków, a nawet w skrajnych przypadkach, utrata wizerunku w oczach kontrahentów lub klientów.
Porządkowanie procesów w firmie a walka z silosami w firmie
Porządkując procesy w firmie, można wyeliminować silosy organizacyjne. Identyfikacja procesów jest pierwszym krokiem tej procedury. Polega na określeniu wszystkich działań wykonywanych w organizacji oraz ich wzajemnych powiązań.
Kolejnym krokiem jest mapowanie procesów, czyli technika polegająca na wizualnym przedstawianiu przebiegu pracy. Mapowanie pozwala precyzyjnie określić, jak przebiega dany proces, kto jest za niego odpowiedzialny oraz jakie są zależności między poszczególnymi etapami. Do najczęściej stosowanych metod mapowania należą:
- Diagramy przepływu (Flow Charts) – przedstawiają kolejność kroków w procesie za pomocą symboli graficznych. Pomagają zobrazować ścieżkę wykonywanych działań oraz miejsca, w których może dochodzić do opóźnień.
- SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) – narzędzie, które pozwala określić kluczowe elementy procesu.
- BPMN (Business Process Model and Notation) – standard służący do modelowania procesów biznesowych.
Jak wyeliminować silosy w firmie?
Poniżej omawiamy krótko, w jaki sposób można pozbyć się silosów w firmie.
- Crowdsourcing – to metoda angażowania pracowników z różnych działów w realizację wspólnych projektów. Dzięki temu można od razu połączyć różne kompetencje poszczególnych osób. Co więcej, spotkania zespołowe, warsztaty i inicjatywy międzydziałowe poprawiają komunikację oraz wspólne podejmowanie decyzji.
- Właścicielstwo procesów – w każdej organizacji powinny funkcjonować jasne zasady dotyczące odpowiedzialności za procesy i ich rezultaty. Bardzo ważna jest również rola Właściciela Procesu, który koordynuje działania i dba o wymianę informacji i rezultatów na wszystkich etapach realizacji. W ten sposób można uniknąć nieporozumień oraz duplikowania pracy.
- Nowoczesne, zintegrowane narzędzia IT – wdrożenie nowoczesnych systemów IT pozwala zautomatyzować przepływu informacji i eliminuje bariery komunikacyjne. Rozwiązania takie jak ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) i BPM (Business Process Management) integrują dane i zapewniają dostęp do jednolitych informacji dla wszystkich działów firmy.
Porządkowanie procesów w firmie – współpraca z OPEN HORIZON Consulting
Zapewniamy przedsiębiorstwom kompleksowe wsparcie w zakresie porządkowania procesów i wdrażania systemu zarządzania procesami. Świadczymy w tym zakresie zarówno konsultacje i wsparcie wdrożeniowe jak i usługi szkoleniowe. Przeprowadzamy szkolenia z zarządzania procesami (Mapowanie i Analiza Procesu, Zarządzanie Procesami Biznesowymi), które pomagają firmom w uporządkowaniu działań i poprawie efektywności operacyjnej. Uczestnicy poznają m.in. metody identyfikacji, mapowania i optymalizacji procesów, dzięki czemu unikają marnotrawstwa, a także poprawiają efektywność pracy. Szkolenia prowadzone przez ekspertów z OPEN HORIZON Consulting, pozwalają przedsiębiorcom wdrożyć skuteczne rozwiązania, które wspierają eliminację silosów organizacyjnych i poprawiają funkcjonowanie całej struktury firmy.
Podsumowanie
Odpowiednie zarządzanie procesami w firmie, uporządkowanie ich, pozwala managerom oraz kierownikom różnych działów razem współpracować przy danym projekcie. Dzięki zastosowaniu m.in. techniki mapowania procesu, konkretnemu podziałowi ról w firmie oraz wykorzystywaniu wspólnych narzędzi IT do zarządzania projektami, można uniknąć tworzenia się silosów w organizacji. Firmom, które chciałyby nauczyć odpowiednio zarządzać procesami w organizacji, proponujemy nasze szkolenia: Mapowanie i Analiza Procesu, Zarządzanie Procesami Biznesowymi.
