Kiedy przedmiot umowy o dzieło zostanie wykonany należycie i zgodnie z wymogami zleceniodawcy, nadchodzi czas na zapłatę wynagrodzenia. Jeśli umowa została zawarta pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami, wówczas wystarczy wystawić fakturę za wykonaną usługę. Natomiast jeśli zlecającym jest firma, a zleceniobiorcą – osoba fizyczna, wtedy najczęściej stosuje się rachunek do umowy o dzieło. Jakie dane powinien zawierać taki dokument i o czym pamiętać przy jego wystawianiu?
Zasady wystawiania rachunku do umowy o dzieło
Rachunek powinien zostać sporządzony w terminie do siedmiu dni od daty wykonania umowy. Wystawieniem rachunku powinien zająć się wykonawca dzieła, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby to zlecający (najczęściej firma) dopełnił formalności. Z reguły takie postępowanie pozwala uniknąć pomyłki w obliczeniach wynagrodzenia, gdyż wykonawca będący osobą fizyczną, jest mniej obeznany z przepisami niż przedsiębiorstwo.
Natomiast jeśli umowa o dzieło nie przewiduje wystawienia rachunku, a zleceniodawca nie wyrazi takiej potrzeby – dokument nie jest wymagany. Nawet jeśli w umowie nie ma ani słowa o rachunku, zleceniodawca może zażądać jego wystawienia w czasie do trzech miesięcy od zakończenia okresu rozliczeniowego wskazanego w umowie.
Obie strony powinny jednak pamiętać, że umowę o dzieło uważa się za wykonaną dopiero wówczas, gdy dzieło zostanie ukończone i dostarczone zleceniodawcy. Jeśli przedmiot umowy został wykonany niezgodnie z życzeniem zleceniodawcy (np. wykonawca zastosował inne materiały albo nie zachował wskazanych wymiarów), wówczas zlecający może wymagać ponownego wykonania dzieła albo zerwać umowę. Co ważne, rozliczenie umowy o dzieło może odbywać się w dowolnym czasie, ustalonym przez obie strony. Zleceniodawca może zapłacić wykonawcy w ratach albo w terminie późniejszym – jednak nie ma możliwości zrezygnowania z wynagrodzenia.
Jakie dane powinien zawierać rachunek do umowy o dzieło?
W Internecie można znaleźć gotowe wzory rachunków do umowy o dzieło, jednak jego wystawienie jest stosunkowo proste. Dokument ten powinien zawierać:
- dane osobowe oraz adresy zamawiającego dzieło i wykonawcy
- datę i numer umowy, do której wystawiono rachunek
- kwotę wynagrodzenia brutto
- kwotę wynagrodzenia netto (kwota brutto – koszty uzyskania przychodu (20% lub 50%) – podatek dochodowy 18%
- rodzaj dzieła
- formę płatności (gotówka, przelew) i ewentualnie numer rachunku bankowego wykonawcy
- podpisy obu stron z datą.
Obecnie rachunek do umowy o dzieło może zostać przesłany drogą elektroniczną i nie musi zawierać podpisów. Warto jednak mieć na uwadze, że podpisany rachunek do umowy o dzieło może stanowić dowód w sądzie, np. jeśli zleceniodawca nie zapłaci wynagrodzenia albo wykonawca będzie twierdził (niezgodnie z prawdą), że nie otrzymał zapłaty. Dlatego nawet jeśli umowa zawierana jest na odległość, warto zadbać o podpisy na rachunkach. Przedsiębiorstwo zlecające wykonanie dzieła może sporządzić rachunek i wysłać go pocztą tradycyjną, a wykonawca powinien go podpisać i odesłać.
